Les bonnes pratiques de déconfinement pour la gestion de syndic

La date du déconfinement a beaucoup fait parler. Toujours est-il que le 11 mai était attendu par les particuliers comme les professionnels. Voici quelques bonnes pratiques de déconfinement, peut-être partiellement initiées par vos soins pendant le confinement, que Uptime soumet aux gestionnaires de syndic pour appréhender sans stress le #etaprès.

Bonnes pratiques de déconfinement : que recommande la loi dans votre secteur professionnel concernant ?

Avant toute chose, vérifiez la source des brochures ou articles que vous consultez. Les fake news se propagent comme les microbes du Covid19, surtout sur les réseaux sociaux. Une adresse se terminant par .gouv.fr garantit que le site provient de l’Etat, et donc le sérieux des liens vers d’autres institutions. Des médias réputés fiables relaient également de bons conseils, parfois avec des infographies et des vidéos pertinentes, comme ici sur Capital.

Des consignes sanitaires

Soixante guides métiers devaient être publiés au 11 mai par le Ministère du travail pour aider les entreprises à s’organiser, secteur par secteur. Si l’immobilier n’était pas cité à la parution de l’article, des mesures générales stipulées dans le lien précédent rappellent l’essentiel.


Pour votre équipe 

  • Adapter les horaires de travail pour éviter le non-respect de 4m2 par employé, en proposant des horaires décalés. Par exemple en proposant une rotation des équipes dans les bureaux. Une moitié vient le lundi et l'autre vient le mardi, consultable par le biais d’un agenda partagé des postes disponibles.
  • Pensez à fournir une attestation à vos employés utilisant les transports en commun en Ile-de-France.
  • Définir les conditions d’accès et de circulation dans votre agence, avec idéalement une porte d’entrée et de sortie différentes… mais le bon sens suffit avec une seule entrée en échelonnant les entrées et sorties dans les espaces communs.
  • Définir les règles d’utilisation du matériel commun, comme nettoyer avant et après l’utilisation de l’écran du photocopieur.
  • Organiser le fractionnement des pauses.
  • Fournir des bouteilles individuelles (ou investir dans la gourde pour limiter l’usage du plastique) 
  • Mettre en place des mesures spécifiques pour la réception du courrier, colis, et autres marchandises (livraison avec dépose au sol en présence du client sans remise en main propre, remplacer la signature par une photo du client avec le colis).
masques-covidbonnes pratiques de déconfinement : masque

Pour vos clients en agence :

  • Bande de marquage des distances de séparation à l’accueil.
  • Paroi en plexiglas dans un espace recevant du public dès lors que la règle de distanciation ne peut être tenue.
  • Limiter la manipulation des documents (recours à la dématérialisation pour la signature de documents)

Bonnes pratiques de déconfinement : des mesures sur le report des AG de copropriétaires

La Fédération nationale de l’immobilier (Fnaim) a chiffré à 350 000 les réunions de copro qui devaient se tenir entre le début du confinement et le 30 juin. En professionnel aguerri, vous avez dû anticiper pour reporter une AG, en respect des 21 jours de délai légal de convocation des copropriétaires. 

Pour faire face à ces reports, la loi d’urgence du 23 mars 2020 prolongeait les contrats devant expirer entre le 12 mars et le 23 juin... mais la plupart prendront fin au 30 juin. Une bonne foi qui ne collait malheureusement pas à la réalité de la profession puisque la plupart des mandats visés par cette ordonnance n'entrait pas dans son champ d’application, à une semaine près. Environ 200 000 contrats sont concernés selon l’Union des syndicats de l’immobilier (Unis) car les syndics fixent la fin de leur contrat en fonction de l’AG choisie par la copro.  C’est pourquoi une seconde ordonnance (le 22 avril 2020) prolonge au moment de la date d’effet du prochain renouvellement les contrats de syndic qui se terminent entre le 12 mars et le 23 juillet. Le Gouvernement a écouté la profession afin que syndics et copropriétaires aient le temps de prévoir : la prise d’effet a été portée de 6 à 8 mois suivant la fin de l’état d’urgence.

Quelques idées de bonnes pratiques de déconfinement 

Faut-il rouvrir son agence ou télétravailler ?

La loi autorise la réouverture des activités de services comme la gestion de syndic, dans le strict respect de la distanciation sociale et autres règles d’hygiène et de sécurité citées précédemment, mais gardez à l’esprit que vous êtes le seul décisionnaire. A quoi bon ouvrir si la panique vous habite car votre agence se situe en zone rouge ? Vous allez renvoyer une image anxiogène à votre clientèle. Uniquement dans ce cas, optez pour un report. Vous avez la chance d’être dans un secteur où le télétravail s’applique à la fois à votre personnel et à beaucoup de vos clients. 

La fin du déconfinement représente néanmoins un bon moyen de reprendre des habitudes dynamiques. C’est pourquoi, mieux vaut laisser le choix à votre personnel. Ne pas imposer un déplacement quotidien à un salarié utilisant les transports en commun - spécifiquement chez les Franciliens - c’est lui garantir de l’efficacité en télétravail, loin du stress de la promiscuité d’un RER/bus/métro. 

Poursuivre la hausse de la digitalisation de la relation client entamée lors du confinement

“On observe que la période actuelle est, pour les professionnels de l’immobilier, une vraie opportunité d’accélérer la digitalisation de la relation client. Le confinement a imposé une nouvelle organisation de la communication avec leurs clients”, confiait Philippe Joubert, CEO de ChouetteCopro, le 5 mai dernier à ImmoWeek.

Concrètement, le copropriétaire qui avait pris l’habitude de vous appeler au moindre questionnement pour le régler de visu a été contraint de vous écrire des mails, de par les mesures sanitaires imposées. Maintenant que l’habitude est prise, profitez du déconfinement pour que la relation digitale perdure. Du temps en moins passé au téléphone avec un client qui vous sollicite régulièrement, c’est du temps supplémentaire dégagé pour répondre aux autres, ainsi que pour démarcher des prospects.

 

bonnes pratiques déconfinement : visio conférence

Communiquez autrement sur la crise sanitaire

Vous n’êtes pas une enseigne alimentaire ou une startup qui cible les 15-25 ans. Votre secteur d’activité n’empêche pas de proposer des visuels légèrement humoristiques dans vos échanges écrits (papiers / électroniques), dans la lignée de la digitalisation. Par exemple, en vous mettant en scène avec un masque en train de repousser à deux mains un stylo et un contrat. La légende : “Limitons les échanges pour éradiquer le COVID 19, actons nos documents par signature électronique !”. Vous êtes raccord avec l'actualité et faites passer un message positif sur la dématérialisation.

Bonnes pratiques de déconfinement : préparer vos futures AG

Respectez les normes sanitaires 

  • 1 chaise sur 2 est une symbolique rassurante.
  • A défaut d’avoir assez de chaises, mettre des croix scotchées au sol pour rassurer les plus anxieux. Ajoutez 50 cm si l’espace le permet, cela montre que vous ne lésinez pas sur les gestes barrières
  • Fournir du gel hydroalcoolique à l’entrée
  • Lorsque quelqu’un utilise une tablette, nettoyez-la en public avec des gants

Rassurez par mail en amont 

  • Conseillez à chacun de venir avec son masque en demandant une réponse par retour de mail sur l’équipement d’un masque par copropriétaire...
  • … mais précisez qu’un stock sera présent, à utiliser de suite pour ceux qui n’en ont pas (l’idée n’est pas non plus de fournir en stock tous les copropriétaires pour d’autres usages que votre AG...)
  • rappelez les normes sanitaires en vigueur

Choisissez un mode d’AG… autorisé

  • Respecter la loi est une évidence, donc tenez vos AG en présence de dix personnes au maximum. Planifiez ensuite le reste, l’essentiel étant de ne pas prendre trop de retard. Installez une plage calendaire prévisionnelle des prochaines assemblées générales, et commencez à les préparer.
  • Aux cabinets et agences qui pensaient faire l’AG par écrans interposés, gardez à l’esprit que seuls les syndics qui ont passé une modification lors de la précédente AG ont le droit à la visioconférence.
  • Bonne nouvelle cependant : le vote par correspondance, lui, ne nécessite pas d'avoir été passé à l'AG de l'année dernière. Ce qui réactive la volonté de faire des pouvoirs.

Vos réunions de conseil syndical en visioconférence

Proposer la visioconférence aux copropriétaires sera aussi utile à tous, et pas seulement afin d’éviter les contacts, surtout en zone rouge. Il n’est pas assuré qu’un propriétaire vive dans le périmètre d’un kilomètre du lieu de la réunion.
Dans un premier mail et/ou courrier, rappelez également qu’il est possible de fournir sa question/témoignage par mail ou vidéo, jusqu’à 48h avant la date de l’AG. S’adapter au déconfinement ne se limite pas aux personnes malades, c’est aussi faire évoluer les pratiques pour les absents par exemple : travailleurs en déplacement, malades, personnes à mobilité réduite…

Entretenir l’entraide née entre voisins

Ne cherchez surtout pas à vous approprier une idée originelle de copropriétaires, mais faites en sorte qu’elle perdure en vous renseignant sur la pérennité des groupes WhatsApp ou Facebook nés après le 16 mars. Si vous apprenez qu’un octogénaire a besoin d’aide pour aller chez le médecin dans l’immeuble jouxtant celui de votre syndic, pourquoi ne pas le soumettre à l’un de vos bons contacts ?

Il est sain de privilégier la solidarité et l’entraide au sein des immeubles (entretien de la copropriété, garde d’enfants, courses partagées, etc.) pour que le bien-vivre continue. Des soucis en moins entre voisins, c’est un travail qualitatif supérieur pour vous.

 


En résumé, vous saviez que le déconfinement n’est pas synonyme d’un retour à la normale… mais ça se confirme. Pas de panique pour autant : la digitalisation est un atout de la relation client et le télétravail demeure possible avec vos collaborateurs, sans perdre de vue le présentiel. De nouvelles pratiques nécessitent forcément un temps d’adaptation.

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