Organiser une assemblée générale en 2020 : quelles sont vos options ?

La distanciation sociale imposée par la pandémie de Covid-19 a été une épreuve pour un grand nombre de professionnels. Vous êtes bien placé pour le savoir en tant qu’administrateur de biens ! Heureusement, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai dernier offre des alternatives sur la tenue des assemblées générales à distance. Jusqu'à aujourd'hui, la participation à distance à une assemblée générale de copropriété était certes possible… mais à la seule condition que cette disposition ait été votée lors d'une précédente AG. Autre bonne nouvelle, l’ordonnance gouvernementale étend la possibilité pour les copropriétaires de statuer des décisions au moyen du vote par correspondance lorsque la visioconférence (ou l'audioconférence) s’avère impossible. On vous en dit plus sur les alternatives à votre disposition pour organiser une assemblée générale.

 

En présentiel : comment procéder ?

 

En feuilletant votre agenda, vous vous demandez comment pouvoir tenir un aussi grand nombre d’assemblées générales dans un contexte aussi contraignant ? Prenez du recul et réalisez que vos collègues se trouvent dans une situation similaire. La Covid-19 fait qu’une kyrielle de copropriétés ne pourront tenir leur AG dans des conditions matérielles normales. Mais cela ne veut pas dire qu’une assemblée en présentiel appartienne au passé, car le délai a été rallongé dans l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai.

Fini les prorogations de deux mois et huit mois édictés dans les ordonnances précédentes, le ministère du Logement autorise le renouvellement des contrats de syndic et des mandats des conseillers syndicaux qui ont expiré ou expirent entre le 12 mars et le 23 juillet. Les gestionnaires de syndic ont désormais jusqu'au 31 janvier 2021 pour organiser une assemblée générale. Cette dérogation vous laisse du répit afin d’assurer la continuité de la gestion des copropriétés en dépit de la persistance du virus.

 

Continuez à respecter les gestes barrières

Le respect des gestes barrières a tendance a diminué à mesure que les contaminations de la Covid-19 s’estompent. Un relâchement qui s’entend mais qui ne doit pas devenir la norme afin d’éradiquer efficacement la diffusion du virus. C’est pourquoi la distanciation sociale s’impose dans la salle où se tiendra votre AG, en adoptant le réflexe d’une chaise sur deux ou en les espaçant d’un mètre a minima. En plus du port du masque (une piqûre de rappel s’impose lors de l’e-mail récapitulatif), pensez également à proposer du gel hydroalcoolique, des lingettes (ou du papier essuie-tout avec du désinfectant) lorsqu'un copropriétaire touche la tablette, l’ordinateur ou le stylo partagés avec l’ensemble des participants.

A l’issue de l’AG, les autorités sanitaires recommandent que mouchoirs, masques à usage unique et éventuels gants usagés soient jetés dans un sac plastique dédié. Le sac doit ensuite être soigneusement refermé, puis conservé 24 heures, avant d’être placé dans un sac jaune pour le tri des ordures. Un processus contraignant mais qui rassure tout le monde !

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Organiser une assemblée générale : Renseignez-vous sur la location d’une salle

Alors qu’aucune assemblée générale de copropriétaires n’a pu avoir lieu depuis mi-mars et que les regroupements ne peuvent excéder dix personnes depuis le 11 mai, il est aujourd'hui difficile de prédire la date d’un retour à la normale concernant la tenue des AG. La dernière allocution du président de République s’est voulue rassurante, précisant que l'Ile-de-France basculait en zone verte le lundi 15 juin (comme le reste du pays avant elle) et par conséquent que les restrictions s’assouplissent. Emmanuel Macron a néanmoins laissé planer le doute sur l’autorisation de rassemblement supérieure à dix personnes. Chiffre qui pose forcément question dans les syndics de grands ensembles dont vous êtes le gestionnaire. Mais à tout problème sa solution : il existe d’autres alternatives proposées ci-dessous.

A écouter les prospectives d’experts en santé publique, il n’est pas inconsidéré d’anticiper une modification positive des règles sanitaires dans le courant de l’été. Commencez donc à vous renseigner sur le prix des locations de salles à partir de septembre afin de ne pas être pris au dépourvu si les AG supérieures à dix personnes redeviennent autorisées à la rentrée...Optez pour la privatisation de salles de réunion dans des espaces de coworking ou dans des restaurants via des plateformes tels que Privateaser ou Beewake.

 

Les autres alternatives pour organiser une assemblée générale en 2020

 

Limiter le nombre de participants

Il est fort probable que vous mettiez en œuvre cette disposition pour la plupart de vos résidences, tout du moins jusqu'à la fin de l’interdiction des rassemblements supérieurs à dix personnes. Dans l’optique de ne pas frustrer une partie des copropriétaires attachés à l’AG en présentiel, maintenant que la loi autorise un report jusqu'au 31 janvier prochain, il vaut peut-être mieux attendre un assouplissement des règles de distanciation.

Petit conseil : soumettez un questionnaire Doodle à vos copropriétaires (par e-mail) pour connaître leurs préférences sur la planification ou non d’AG en présentiel

 

Mixer du présentiel et du digital

L’ordonnance du ministère du Logement stipule que le syndic peut prévoir, d’ici le 31 janvier 2021, que les copropriétaires ne participent pas physiquement à l'assemblée générale. Cette dernière peut se tenir seulement en visioconférence - le syndic doit décider des modalités - et par vote par correspondance. Mixer le présentiel et le distanciel est une alternative envisageable puisque le syndic est en mesure de prévoir que l’AG se tienne uniquement par le seul vote par correspondance en cas d’impossibilité d’assurer une visioconférence.

 

Utiliser les procurations de vote

Les copropriétaires dans l’incapacité de participer à l’AG auront la possibilité de voter par correspondance ou déléguer leur pouvoir à un des participants, ou à un des copropriétaires votant par correspondance. L’ordonnance précise qu’un mandataire peut détenir plus de trois pouvoirs s’il ne dépasse pas 15% des voix (contre 10% dans le régime ordinaire) jusqu'au 31 janvier 2021. Dans les huit jours suivant la tenue de l’AG, le président de séance authentifie la véracité de la feuille de présence et signe le procès-verbal des décisions.

 

A distance : les outils digitaux à votre disposition pour organiser une assemblée générale

 

Les facilités des nouvelles règles d'AG à distance

Vous savez mieux que personne que les AG ne se limitent pas à la validation du mandat de syndic. Elles permettent, entre autres, que les comptes soient approuvés, le budget de l’immeuble fixé et les travaux votés. Depuis le 27 juin 2019 et le décret d’application n° 2019-650 de la loi ELAN , les copropriétaires peuvent assister à une assemblée générale à distance à travers la mise en place de visioconférence, audioconférence ou “tout autre moyen de communication électronique”. Or, le décret qui a fait tant parler stipulait qu’une AG ne peut prévoir l’accueil de copropriétaires à distance que si une précédente AG s’étant déroulée physiquement l’ait expressément autorisé. De rares copropriétés ont pu valider cette possibilité avant l’apparition de la crise sanitaire entraînant l’impératif de distanciation sociale.

Invitez et rassurez les copropriétaires par une lettre recommandée dématérialisée

Des solutions de recommandés électroniques avec accusé de réception

Envoyée en ligne depuis votre e-mail, la Lettre recommandée électronique (LRE) remplace numériquement le courrier recommandé postal reconnu par la loi. Vous allez gagner beaucoup de temps en automatisant l’envoi de vos convocations aux AG, procès-verbaux (et aussi décomptes de charges et autres documents destinés à vos copropriétaires) grâce à une LRE 100% digital avec accusé de réception.

Envoyez donc vos convocations par lettre recommandée en ligne sans vous déplacer. Neotouch Courrier et AR/24 sont deux solutions qui ont fait leur preuve. Cette dernière propose une double-certification par deux organismes indépendants et validés par l’État, une sécurité palliant à l’éventuel défaut de l’un d’entre eux.

 

Un e-mail récapitulatif sur les us et coutumes de la visioconférence

Dans votre invitation à l’AG distancielle, il est important de spécifier les usages en vigueur. Soyez diplomate en notant que les copropriétaires ne peuvent pas parler tous en même temps, à l’instar d’une assemblée générale en face à face. Instaurez donc quelques règles de communication essentielles et respectées par tout un chacun pour que la visioconférence ne devienne un brouhaha.

Mémo des éléments à préciser pour organiser vos assemblée générale en 2020 :

  • Tous les participants sont informés du jour et de l’heure de l’AG
  • Donner un contact téléphonique disponible en permanence pendant la réunion pour pallier les éventuels problèmes qui surviendraient
  • Pendant une prise de parole, demandez aux autres participants de se mettre en "secret audio" pour ne pas perturber la réunion avec d’éventuels bruits de fond ou une discussion en aparté.
  • Sensibiliser les participants aux bruits parasites (mouvement de chaise, pieds qui tapotent la table, toussotements…). Les prévenir de limiter les mouvements brusques et rapides.
  • Expliquez qu’il est possible de réagir en utilisant la fonction « lever la main » et le tchat afin de ne pas déranger l’échange groupé.

Comment utiliser efficacement la visioconférence ?

Tout d’abord, gardez en mémoire que la visioconférence n’est pas faite pour de longues présentations unilatérales. C’est à vous de favoriser la participation, questionner, interpeller et surtout écouter les copropriétaires.

 

Le délai de convocation

par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information

Le syndic a choisi la visioconférence ? L’AG des copropriétaires est alors convoquée sans indication du lieu de réunion. Lorsque la lettre de convocation a été préalablement envoyée, vous êtes dans l’obligation d’informer les copropriétaires de la tenue de l’assemblée à distance “par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information” au moins quinze jours avant l’événement.

 

Conseils sur l’approche technique

Voici un principe évident mais essentiel pour donner envie aux copropriétaires de poursuivre les AG à distance : s’assurer de la planification logistique d’une session de visioconférence. Afin d’éviter les problèmes techniques le jour J, proposez aux participants d’effectuer une vidéoconférence de test en amont de la réunion. Par exemple, en les invitant la veille sur une plage de 15 minutes. Un quart d’heure rassurant qui permet de vérifier au calme avec chacun que l’outil fonctionne, et qui vous évitera de la précipitation à quelques instants de l’AG. Si vous êtes un peu stressé avant le début de celle-ci, testez à nouveau avec un collaborateur que tout est “huilé”.

 

Quelles solutions digitales pour voter à distance ?

Le vote par correspondance est dorénavant autorisé, les copropriétaires pourront donc envoyer au syndic préalablement à l’assemblée générale leurs consignes de vote. Cette opportunité représente un atout de poids pour augmenter le taux de participation. Certains copropriétaires ne se déplaçaient plus en AG, réfractaires à l’ambiance houleuse engendrée par certains points à l’ordre du jour ou fatigués par avance de débats sans fin.

 

Des solutions payantes digitales et sécurisées pour organiser une assemblée générale

Le vote à distance garantit à un copropriétaire absent de faire entendre sa voix... sous réserve d’être identifié. Les solutions techniques doivent donc permettre la transmission de leur voix et certifier une retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ces moyens et supports digitaux devront au préalable avoir été validés en AG sur la base de devis élaborés sur proposition du syndic. Il vous incombe de mobiliser vos interlocuteurs sur le fait que le coût sera entièrement supporté par le syndic. Une dépense justifiée car, d’expérience, les copropriétaires savent qu’un vote en assemblées générale est une opération délicate à mettre en place. D'où l’intérêt de s’offrir des solutions de vote électronique comme Mediavote. Mettez en avant la fiabilité sur les résultats grâce à ce genre de plateformes sécurisées, garantes d’une confidentialité accrue en permettant à chacun de s’exprimer secrètement par boitier de vote individuel. Dernier point intéressant pour le syndic : le gain de temps obtenu par les résultats quasi instantanés dès la clôture du vote, ainsi que l'édition automatisée du PV à l’issue de la réunion.

Nous vous conseillons également Syndicappli, qui met à votre disposition une feuille de présence digitale lors de séances à distance. Parmi les fonctionnalités de cette interface de gestion dédiée aux syndics professionnels, l’atout premier réside dans le vote en ligne sécurisé à double facteur lors des assemblées générales : plus besoin d'être là physiquement, donc plus d'absentéisme à outrance et l’assurance de quorum réuni. Petit plus non-négligeable pour vous, la possibilité de vivre votre AG à 360° en totale immersion depuis votre smartphone ou votre ordinateur.

 

Des solutions moins chères... mais moins fiables

 

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Au risque d’être insistant, il est important que vous rappeliez que le coût de la visioconférence sera entièrement supporté par le syndic. C’est pourquoi des copropriétaires se contenteront d’applis gratuites telles que Zoom, Fuze, Google Meet, et WhatsApp. Cela étant, il faut également les prévenir que des solutions moins coûteuses (voire gratuites) sont également moins adaptées. Par conséquent, les participants ne doivent pas s’attendre à disposer de la réactivité d’une solution payante.

 

Convaincre de l’utilité de la signature électronique

 

Convaincu de son utilité depuis des années, le déconfinement est le moment parfait de persuader les derniers de vos clients de l’apport essentiel de la signature électronique couplée à l’AG à distance. Un argumentaire implacable consiste à rappeler que cette signature dématérialisée s’effectue depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Il suffit à chaque copropriétaire de disposer d’un e-mail et d’un numéro de mobile personnels. Pour les plus craintifs, pointez l'article 1367, alinéa 2 du code civil, assurant que la signature a été créée à l’aide d’un dispositif qualifié de création de signature et qu’elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

 

En définitive, profitez de l’aubaine que vous offre l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai. C’est l’occasion de convaincre les copropriétaires que la prochaine AG peut se faire de manière totalement dématérialisée. A vous d’être pédagogue sur les solutions digitales existantes afin que les réfractaires aux nouvelles technologies comprennent qu’elles s’avèrent de véritables solutions dans la prise de décisions de la vie du syndic, en plus d’assurer la continuité de leur fonctionnement en période de crise sanitaire.

 

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